由于許多原因，最后一分鐘的活動計劃不是一個好主意。

*很難找到比賽場地。

*客戶的首選場地可能已被預(yù)訂。

*客戶最終將為酒店、度假村和機票支付更多費用。

*計劃在最后一分鐘增加錯誤的可能性。

*在匆忙的計劃中，重要的細節(jié)可能會被忽略。

*最后一分鐘的活動計劃和它的孿生變化帶來的壓力，使得活動計劃成為壓力最大的職業(yè)之一。

試圖教育客戶為什么他們應(yīng)該用多的提前時間來計劃活動，但沒有奏效。(我寫了很多博客文章來說服企業(yè)改變他們的方法——我不是唯一一個這樣做的人。)

顯然，沒有人在聽。因此，為了保持自己的健康和理智，事件行業(yè)專業(yè)人士需要嘗試一種不同的方法。

主動接觸老客戶

這可能會鼓勵提前預(yù)訂。

說“不”。

如果它對你的健康造成損害，擾亂你的家庭生活，那么世界上所有的錢都是不值得的。

管理期望并設(shè)定界限

這是一個需要經(jīng)常傳達的信息。靈活并提供出色的客戶服務(wù)很重要，但必須有界限。

這是很重要的。我不記得是誰說的，但這是一個很好的建議:“你缺乏計劃并不構(gòu)成我的緊急情況。”

如果客戶把預(yù)訂留到最后一分鐘，這并不意味著你應(yīng)該為了完成不可能完成的任務(wù)而通宵達旦、每個周末都加班。這與該行業(yè)目前的做法背道而馳。它的目的是鼓勵活動策劃者仔細考慮他們接受哪些任務(wù)，以及他們跳過哪些任務(wù)。

確定什么是現(xiàn)實的

公司內(nèi)部的活動策劃者通常沒有說不的選擇。作為一個內(nèi)部計劃者，這一切都是關(guān)于妥協(xié)的。確定什么是現(xiàn)實。回顧客戶的期望，在規(guī)定的時間內(nèi)坦誠地說出哪些是可能的，哪些是不可能的。盡你所能達成一個可行的、更易于管理的協(xié)議。

作為一個外部計劃者，這可能意味著你失去了生意。失去生意和犧牲健康哪個更好?

明確需要完成的任務(wù)，確定共同責(zé)任。我不能把這歸功于我。Alan Weiss提出了這個概念。我的妙招是，面對最后一分鐘的預(yù)訂，永遠不要害怕將耗時的任務(wù)反向委托。

為從供應(yīng)商請求到餐飲的所有活動策劃方面創(chuàng)建模板

與客戶一起快速填空。

整理額外的資源并向客戶收取相應(yīng)的費用

如果你需要額外的幫助，就說出來。讓客戶知道這樣做的成本。如果他們不想付錢，那就繼續(xù)吧。

收取額外的費用

計劃最后一分鐘的活動應(yīng)該被認為是一項高級服務(wù)。無論你的保費是5%還是10%，它都傳達了你的價值，并可能鼓勵客戶提前預(yù)訂。

確保你提前拿到工資

一些客戶在最后一刻才預(yù)訂，然后表示他們要等到活動結(jié)束后很久才能付款。在這種情況下，你是在陷害自己。我已經(jīng)讓同事接受了最后一刻的預(yù)訂，并同意延期付款。他們費盡周折，竭盡全力工作，結(jié)果卻沒有拿到工資，或者拿到的工資沒有低于雙方商定的數(shù)額。在最后一分鐘匆忙計劃一項活動，增加了客戶不滿意的可能性。他們可能會降低利率或延遲付款。

增加停機時間，以便在事件發(fā)生后重新充電

匆忙計劃最后一分鐘的活動是有壓力的。因此，對于活動策劃者來說，在他們的日程安排中安排恢復(fù)時間是很重要的。找出適合你的策略，并定期應(yīng)用。

心態(tài)的徹底改變

在一個重視服務(wù)的行業(yè)里，這是一個激進的想法。然而，活動策劃者的壓力和精力枯竭已經(jīng)到了危機的程度。徹底的手術(shù)和心態(tài)的改變是必要的。

斯蒂芬·柯維(Stephen Covey)和菲爾·麥格勞(Phil McGraw)博士都曾說過，我們用我們所能容忍的來對待別人。由于無法設(shè)定界限，虐待行為將繼續(xù)存在，事件協(xié)調(diào)員將繼續(xù)與應(yīng)征人員和消防員一起，年復(fù)一年地進入壓力最大的職業(yè)名單。我們可以繼續(xù)努力，或者有勇氣與客戶合作，做出必要的改變，以確保活動和會議策劃者的健康和福利。想了解更多各行業(yè)展商名錄與資料,登錄198代收展會資料網(wǎng)【www.zg198.net】進行在線查詢下載，更多展會資料、展會名片、展會會刊等你來查看！