基本要素是是：參展商、觀眾、服務(wù)商、組織者。

參展商：參展商常稱作參展客戶，是展覽會的基礎(chǔ)，在有了市場的需求和參展商的存在之后，才產(chǎn)生了展覽會和其它三個要素;展會中參展商數(shù)量的多少和質(zhì)量的高低直接關(guān)系這展會的展出效果。

觀眾：展覽會中，觀眾、專業(yè)觀眾、客商、買家、貿(mào)易商、參觀商是這部分人的主要稱呼。整個展會都是圍繞觀眾進行，為觀眾而服務(wù)的。展會的主要目的是滿足觀眾的需要，如果展會沒有觀眾，那么組織者把參展商組織在一起也就沒有任何意義了。評價一個展會展出效果的好壞和成功與否的評價標(biāo)準(zhǔn)也落在了觀眾的手中。

組織者：也長叫做主辦單位、籌辦單位、協(xié)辦單位等。組織者經(jīng)營多種方式的展覽業(yè)務(wù)并通過組織展會來獲得盈利。調(diào)查顯示，在我國主要存在專營、兼營和代理三種形式的展會組織者。在發(fā)展成熟的展覽行業(yè)中，展覽組織者主要是指專營展覽業(yè)務(wù)的機構(gòu)和部門，即展覽公司或行業(yè)協(xié)會。

服務(wù)商：組織者在籌辦組織展覽會時，為參展商和觀眾提供服務(wù)的時會遇到諸如展臺設(shè)計搭建等服務(wù)工作，因能力有限而無法為參展商和觀眾提供完善的服務(wù)。于是就以商業(yè)合作的形式尋求專業(yè)的展覽公司來提供服務(wù)，協(xié)同完成展覽會的組織服務(wù)工作。

總的來說，展會的這四個要素有機的結(jié)合組成整個展會系統(tǒng)，每個因素在展會中都充當(dāng)和完成不同的角色和功能。除觀眾以外的三個要素的最終服務(wù)對象是觀眾;參展商是維持展覽會運營的基礎(chǔ)動力;組織者是其中連接觀眾和參展商的紐帶;組織者聯(lián)合服務(wù)商為參展商和觀眾提供綜合服務(wù)。